Dabei ist Personalrating mehr als eine klassische Personalstatistik. Mitarbeiterzahl, Fluktuationsquote, Krankenstand oder Personalkosten liefern wichtige Informationen, beschreiben aber nur einen Teil der tatsächlichen Leistungsfähigkeit einer Organisation. Ein modernes Personalrating betrachtet zusätzlich Qualifikationen, Kompetenzstrukturen, Führung, Unternehmenskultur, Mitarbeiterbindung, Nachfolgefähigkeit, Innovationskraft und die Fähigkeit, benötigte Talente zu gewinnen und weiterzuentwickeln.

Die zentrale Frage lautet deshalb nicht nur: Wie viele Mitarbeiter beschäftigt ein Unternehmen? Entscheidend ist vielmehr: Welche Kompetenzen stehen zur Verfügung, welche Kompetenzen werden künftig benötigt und wie gut gelingt es dem Unternehmen, diese beiden Seiten miteinander in Einklang zu bringen? Damit entsteht eine enge Verbindung zwischen Personalrating und Zukunftsfähigkeit. Ein Unternehmen kann heute wirtschaftlich erfolgreich sein und dennoch vor einem erheblichen Personalrisiko stehen, wenn wichtige Kompetenzen nur bei wenigen Personen vorhanden sind, qualifizierte Nachwuchskräfte fehlen oder die Altersstruktur zu einer problematischen Nachfolgesituation führt.

Besonders deutlich wird dies im Mittelstand. Dort hängt der Unternehmenserfolg häufig von einzelnen Spezialisten oder langjährigen Mitarbeitern ab. Ihr Erfahrungswissen ist ein wertvoller immaterieller Vermögenswert. Gleichzeitig entsteht ein erhebliches Klumpenrisiko, wenn dieses Wissen nicht dokumentiert und an andere Mitarbeiter weitergegeben wird. Personalrating kann deshalb auch als Wissens- und Kompetenzrating verstanden werden.

Ein wichtiger Bestandteil ist die Betrachtung der Hard Skills. Fachliche Qualifikationen, Branchenkenntnisse, technisches Wissen, digitale Kompetenzen, regulatorisches Know-how und methodische Fähigkeiten bestimmen, ob Mitarbeiter ihre Aufgaben erfolgreich erfüllen können. Gerade die zunehmende Digitalisierung und der Einsatz künstlicher Intelligenz verändern jedoch die Anforderungen an Hard Skills in immer kürzeren Abständen. Damit reicht es nicht aus, vorhandene Qualifikationen zu erfassen. Entscheidend ist die Entwicklungsfähigkeit der Belegschaft.

Hier gewinnt das Konzept des Hard Skill Rating besondere Bedeutung. Das gleichnamige Buch „Hard Skill Rating“ von Springer Gabler erweitert den Ratinggedanken auf fachliche Kompetenzen und zeigt, dass sich Wissen und Fähigkeiten systematisch erfassen, strukturieren und bewerten lassen. Für das Personalrating entsteht daraus eine wichtige Perspektive: Nicht nur der aktuelle Kompetenzbestand zählt, sondern auch die Passung zwischen vorhandenen Fähigkeiten und den zukünftigen Anforderungen des Unternehmens.

Die zweite Dimension bilden die Soft Skills. Kommunikation, Teamfähigkeit, Empathie, Konfliktfähigkeit, Resilienz, Führung und Adaptivität beeinflussen wesentlich, wie Wissen innerhalb einer Organisation wirksam wird. Ein Unternehmen kann über hochqualifizierte Fachkräfte verfügen und trotzdem ineffizient arbeiten, wenn Kommunikation und Zusammenarbeit nicht funktionieren.

Hier setzt das Buch „Soft Skill Rating“ von Springer Gabler an. Es behandelt die systematische Messung, das Management und die Bewertung sozialer Kompetenz und zeigt, wie qualitative Fähigkeiten stärker strukturiert in Bewertungs- und Managementprozesse integriert werden können.

Für das Personalrating entsteht daraus ein umfassenderes Kompetenzmodell. Hard Skills beschreiben die fachliche Leistungsfähigkeit. Soft Skills beschreiben die soziale und persönliche Wirksamkeit. Zusammen ergeben sie ein differenzierteres Bild des personellen Potenzials.

Besonders wichtig ist dabei die Führungsebene. Personalqualität entsteht nicht unabhängig von Managementqualität. Führungskräfte bestimmen wesentlich, ob Mitarbeiter ihr Potenzial entfalten, ob Wissen geteilt wird und ob Veränderungsprozesse funktionieren. Das Personalrating ist deshalb eng mit dem Managementrating verbunden.

Auch die Unternehmenskultur wird zu einem wichtigen Faktor. Eine Organisation kann formal hervorragende Personalprozesse besitzen und trotzdem Schwierigkeiten haben, Mitarbeiter zu halten, wenn Führung, Kommunikation oder Werte nicht mit den Erwartungen der Beschäftigten übereinstimmen. Das Personalrating muss deshalb qualitative und quantitative Informationen miteinander verbinden.

Genau hier eröffnet Data2Space eine neue Perspektive. Der Service kann Personal-, Kompetenz-, Management-, Unternehmens- und Marktdaten in einer immersiven Informationslandschaft miteinander verknüpfen. Dadurch wird nicht nur sichtbar, wie groß eine Organisation ist, sondern welche Kompetenzen in welchen Bereichen vorhanden sind und wo kritische Abhängigkeiten entstehen.

Ein Nutzer kann beispielsweise von einem Geschäftsbereich zu den dort benötigten Kompetenzen navigieren, anschließend die vorhandenen Kompetenzprofile betrachten und erkennen, wo Qualifikationslücken bestehen. Die Darstellung kann zusätzlich mit strategischen Unternehmenszielen verbunden werden. Damit wird Personalrating zu einem strategischen Instrument.

Ein Beispiel: Ein Industrieunternehmen plant die Digitalisierung seiner Produktion. Das Unternehmensrating zeigt eine solide wirtschaftliche Situation. Das Innovationsrating zeigt hohe technologische Ambitionen. Das Personalrating kann jedoch offenlegen, dass wesentliche digitale Kompetenzen im Unternehmen fehlen. Damit wird eine potenzielle strategische Lücke sichtbar, bevor sie sich in den Geschäftszahlen niederschlägt. Umgekehrt kann ein Unternehmen über einen außergewöhnlich starken Kompetenzbestand verfügen, der seine zukünftige Wettbewerbsposition stärkt.

Data2Space wird damit zum Gamechanger für das Personalrating, weil Kompetenzen nicht isoliert betrachtet werden müssen. Sie lassen sich mit Geschäftsbereichen, Produkten, Technologien, Märkten und strategischen Zielen verbinden.

Eine weitere wichtige Dimension ist die Personalabhängigkeit. Wenn eine einzelne Person über kritisches Wissen verfügt, entsteht ein erhebliches operationelles Risiko. Fällt diese Person aus oder verlässt sie das Unternehmen, kann die Leistungsfähigkeit eines Geschäftsbereichs beeinträchtigt werden. Personalrating kann solche Schlüsselpersonen- und Kompetenzrisiken sichtbar machen. In Verbindung mit dem OR-Rating entsteht daraus eine umfassende Betrachtung operationeller Abhängigkeiten.

Auch das Nachfolgerating knüpft unmittelbar an das Personalrating an. Unternehmensnachfolge ist nicht nur eine Frage des Eigentümerwechsels. Auch die Nachfolge in Schlüsselpositionen muss geplant werden. Welche Führungskräfte können künftig Verantwortung übernehmen? Wo fehlen geeignete Nachfolger? Welche Kompetenzen müssen aufgebaut werden? Das Personalrating liefert dafür eine wichtige Datengrundlage.

Besonders interessant wird die Verbindung mit dem Innovationsrating. Innovation entsteht nicht allein durch Forschungsbudgets oder neue Technologien. Sie entsteht durch Menschen mit entsprechenden Fähigkeiten und durch eine Organisation, die Innovation ermöglicht. Ein Unternehmen mit hoher Innovationsfähigkeit benötigt daher ein entsprechendes Kompetenzprofil.

Auch das Patentrating kann mit dem Personalrating verbunden werden. Hinter jedem Patent stehen Menschen mit technischem und wissenschaftlichem Wissen. Wenn zentrale Erfinder oder Entwickler das Unternehmen verlassen, kann dadurch ein Teil des technologischen Wissens verloren gehen. Das Patent bleibt zwar rechtlich bestehen, doch die Fähigkeit zur Weiterentwicklung der Technologie kann beeinträchtigt werden. Damit zeigt sich, dass Personalrating auch immaterielle Vermögenswerte erfassen kann, die in klassischen Unternehmenskennzahlen kaum sichtbar sind.

Für Investoren und Kreditgeber entsteht daraus ein erheblicher Mehrwert. Die finanzielle Stabilität eines Unternehmens hängt langfristig auch davon ab, ob es über die notwendigen Menschen und Kompetenzen verfügt. Ein Unternehmen mit guter Bilanz, aber gravierenden Personalengpässen kann langfristig weniger robust sein als ein Unternehmen mit einer starken und entwicklungsfähigen Kompetenzbasis. Das Personalrating ergänzt deshalb das Unternehmensrating um eine wichtige Zukunftsperspektive.

Auch für M&A-Transaktionen ist diese Dimension relevant. Beim Kauf eines Unternehmens werden Maschinen, Immobilien, Patente und Finanzdaten analysiert. Der Wert des Humankapitals ist dagegen schwieriger zu erfassen. Ein Personalrating kann helfen, Kompetenzstrukturen, Schlüsselpersonen, Fluktuationsrisiken und Integrationspotenziale systematischer zu analysieren.

Gerade bei Unternehmensübernahmen ist die Unternehmenskultur entscheidend. Unterschiedliche Führungsstile, Vergütungssysteme und Kommunikationskulturen können dazu führen, dass wertvolle Mitarbeiter nach einer Transaktion das Unternehmen verlassen. Ein modernes Personalrating muss deshalb auch die Integrationsfähigkeit berücksichtigen.

Die zentrale Herausforderung besteht darin, den Menschen nicht auf eine Kennzahl zu reduzieren. Ein Rating kann Kompetenzen strukturieren und Risiken sichtbar machen, aber menschliche Leistung bleibt kontextabhängig. Deshalb braucht Personalrating eine transparente Methodik, nachvollziehbare Kriterien und einen verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Informationen.

Der eigentliche Wert des Ratings liegt nicht darin, Menschen in „gut“ oder „schlecht“ einzuteilen. Es geht darum, Kompetenzstrukturen zu verstehen und ihre Bedeutung für die Organisation zu erkennen.

Data2Space kann genau diesen Zusammenhang sichtbar machen. Das Unternehmen wird als Netzwerk von Menschen, Kompetenzen, Aufgaben, Technologien und Geschäftsprozessen dargestellt. Dadurch lässt sich erkennen, wo besondere Stärken liegen und wo kritische Abhängigkeiten entstehen. Aus Personalstatistik wird damit Personalintelligenz.

Die entscheidende Frage lautet nicht mehr nur: „Wie viele Mitarbeiter hat das Unternehmen?“ Sie lautet: Welche Kompetenzen besitzt die Organisation? Welche Schlüsselpersonen tragen kritisches Wissen? Welche Soft Skills und Hard Skills sind vorhanden? Wo entstehen Kompetenzlücken? Wie gut funktioniert Führung? Wie resilient ist die Organisation gegenüber Personalverlust? Und reicht das vorhandene Kompetenzprofil aus, um die strategischen Ziele zu erreichen?

Das Personalrating wird damit zu einem wichtigen Bestandteil einer modernen Unternehmensbewertung. Es verbindet Humankapital, Management, Innovation, operative Resilienz und Zukunftsfähigkeit.

In Verbindung mit „Soft Skill Rating“ und „Hard Skill Rating“ entsteht daraus ein besonders leistungsfähiger Ansatz: Der Mensch wird nicht nur als Kostenfaktor betrachtet, sondern als Träger von Wissen, Kompetenz und Veränderungsfähigkeit.

Data2Space erweitert diesen Ansatz um die immersive Perspektive. Es macht sichtbar, wie Menschen und Kompetenzen mit Geschäftsmodellen, Technologien und strategischen Zielen verbunden sind. Damit wird Personalrating zum Rating des menschlichen Potenzials einer Organisation – und damit zu einer der wichtigsten Ergänzungen des klassischen Unternehmensratings.

Das Learning Management System dokumentiert automatisch alle Trainingsdaten, von Zeitpunkt und Dauer bis hin zu Ergebnissen und Zertifikaten. „Reports und Auswertungen stehen jederzeit auf Abruf bereit – für Standortleitungen, Trainer:innen und das Management.“ Diese Transparenz ist nicht nur ein Fortschritt in der Personalentwicklung, sondern auch ein Faktor, der aus Rating-Perspektive zunehmend relevant wird. Unternehmen, die ihre Prozesse datenbasiert gestalten und die Weiterentwicklung ihrer Mitarbeitenden systematisch dokumentieren, schaffen messbare Nachweise für Effizienz, Kompetenzaufbau und Nachhaltigkeit – Kriterien, die in modernen Ratingmodellen eine immer größere Rolle spielen.

Die Möglichkeit, Lernpfade individuell anzupassen, fördert zudem eine zielgerichtete Mitarbeiterentwicklung, die nicht nur den internen Wissensstand erhöht, sondern auch die Arbeitgeberattraktivität steigert. „Lernpfade lassen sich individuell pro Mitarbeitendem anpassen – für eine zielgerichtete Entwicklung und messbare Fortschritte.“ In einem Markt, der zunehmend auf Fachkräftemangel und Innovationsdruck reagiert, ist diese Personalisierung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Aus Sicht des Ratings bedeutet der Einsatz solcher Technologien eine Aufwertung des Unternehmensprofils: Digitale Lern- und Managementsysteme stehen für Innovationskraft, Transparenz und Effizienz – alles Faktoren, die positiv in Bewertungen einfließen. Unternehmen wie Dussmann, die frühzeitig auf datenbasierte Lernprozesse setzen, positionieren sich nicht nur operativ stärker, sondern erhöhen zugleich ihre Resilienz und Zukunftsfähigkeit im Markt. Der Pilotstart zeigt, wie Digitalisierung im Personalmanagement zu einem strategischen Erfolgsfaktor wird – und wie technologische Kompetenz zunehmend zur Währung unternehmerischer Stabilität und Glaubwürdigkeit wird.

Gesetzesinitiativen wie CRR III, CSRD und DORA erfordern ein tiefgreifendes Verständnis für Compliance und Regulierung, während die Bedrohung durch Cyberangriffe zusätzliches Know-how in Cyber Security und IKT-Risikomanagement notwendig macht. Staudt hob hervor, dass Banken zum Beispiel auf den Zero-Trust-Ansatz setzen müssen, um die Sicherheit ihrer Systeme zu gewährleisten.

Im Bereich der Digitalisierung sieht Staudt ebenfalls wachsenden Personalbedarf. Themen wie Künstliche Intelligenz, Cloud Computing und digitale Kundeninteraktionen erfordern spezialisierte Fachkräfte. Besonders im Bereich der Cloud-Nutzung zeichnen sich Trends ab: Viele Banken greifen auf mehrere Anbieter zurück, was das Management dieser Strukturen komplexer gestaltet.

Staudt verwies auf die Notwendigkeit flexibler Sourcing-Strategien, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Hierbei müssen sowohl interne als auch externe Ressourcen eingebunden werden. Intern sieht er eine Kombination aus passivem und aktivem Sourcing. Während klassisches Recruiting, Employer Branding und Hochschulmarketing nach wie vor wichtig sind, gewinnt die direkte Ansprache potenzieller Kandidaten an Bedeutung.

Externe Ressourcen bieten ebenfalls wertvolle Möglichkeiten zur Überbrückung von Engpässen. Freelancer, Interim Manager und Berater können projektbasiert eingebunden werden, während Modelle wie Arbeitnehmerüberlassung und InStaffing zusätzliche Flexibilität schaffen.

Entscheidend sei es, so Staudt, langfristige Bindungsstrategien zu entwickeln, um qualifizierte Fachkräfte im Unternehmen zu halten. Hierzu gehören nicht nur attraktive Übernahmebedingungen, sondern auch gezielte Onboarding-Maßnahmen und eine kontinuierliche Betreuung während der Projektphasen. Angesichts der komplexen Anforderungen an Personalplanung und Fachkräftegewinnung plädierte Staudt für einen ganzheitlichen Ansatz, der die Herausforderungen der Branche proaktiv adressiert und nachhaltige Lösungen schafft.

Mit seinem zum Patent angemeldeten Design und seiner Funktionalität ermöglicht „Talent Report Employment Flex“ den Benutzern, die Berichtsausgabe anzupassen, mit der Option, eine Vorschau aller verfügbaren Arbeitgebernamen eines Kandidaten anzuzeigen und nur die gewünschten Datensätze auszuwählen. Dies bietet eine größere Flexibilität und Kontrolle für diejenigen, die möglicherweise nur die Beschäftigung eines Kandidaten bei bestimmten Arbeitgebern überprüfen möchten, die für die Stelle am relevantesten sind.

„Arbeitgeber wissen, dass ihnen das Screening vor der Einstellung helfen kann, die bestmöglichen Kandidaten für ihre offenen Stellen zu finden“, sagte Joe Muchnick, Senior Vice President und General Manager, Employer Services and Talent Solutions bei Equifax Workforce Solutions. „Gleichzeitig erwarten Kandidaten, dass sie den Einstellungsprozess immer schneller durchlaufen werden. Mit Talent Report Employment Flex gibt unsere einzigartige Vorschaufunktion Hintergrund-Screenern und Arbeitgebern mehr Kontrolle über die Berichtsausgabe und trägt gleichzeitig dazu bei, den Screening-Prozess zu beschleunigen und zu helfen, dass Arbeitgeber Einstellungsentscheidungen in einem umkämpften Markt für Stellenbewerber schneller treffen.“

Talent Report Employment Flex bietet verifizierte Beschäftigungsdaten aus der The Work Number®-Datenbank und nutzt 604 Millionen Beschäftigungsdatensätze von 2,6 Millionen beitragenden Arbeitgebern. Gemäß dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) können zertifizierte Verifizierer mit zulässigem Zweck Talent Report Employment Flex verwenden, um eine Vorschau einer Liste der Arbeitgeber eines Kandidaten anzuzeigen und die gewünschten Beschäftigungsunterlagen auszuwählen.

Talent Report Employment Flex ist zum Patent angemeldet. Das Produkt ergänzt eine vollständige Suite von Lösungen zur Überprüfung vor der Einstellung, die von Equifax Workforce Solutions angeboten werden, um den unterschiedlichen Anforderungen von Arbeitgebern und Hintergrundüberprüfern gerecht zu werden.

Equifax kündigte eine neue Offboarding-Formularlösung an, die als erste auf den Markt kommt, um Arbeitgebern dabei zu helfen, die Formularverwaltung während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus weiter zu rationalisieren. Aufbauend auf der Workforce Solutions Compliance Center™-Plattform hilft Offboarding Forms Arbeitgebern und HR-Experten, die Zustellung von Offboarding-Formularen, einschließlich staatlich vorgeschriebener Trennungsmitteilungen, an gekündigte Remote-, In-Office- oder Hybrid-Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten besser zu verwalten.

„Offboarding ist ein wichtiger Teil der breiteren Mitarbeitererfahrung und kann zahlreiche administrative Schritte für den Arbeitgeber erfordern“, sagte Kate Devine-Elkins, Director, Product Management, Compliance Solutions bei Equifax Workforce Solutions. „Unsere Offboarding Forms-Lösung gibt Personalleitern mehr Vertrauen, dass die richtigen Formulare zur richtigen Zeit an den ausscheidenden Mitarbeiter gehen, unabhängig vom Standort.“

Für das am 30. April 2022 endende Jahr gab es in den Vereinigten Staaten über 71 Millionen Trennungen; und Gallup schätzt die Kosten für die Ersetzung eines Mitarbeiters konservativ auf die Hälfte bis das Doppelte des Jahresgehalts dieser Person.

„Arbeitgeber erkennen, dass viel auf dem Spiel steht in Bezug auf finanzielle Investitionen und Mitarbeitererfahrung sowie die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen“, fügte Devine-Elkins hinzu. „Unsere Offboarding Forms-Lösung unterstützt einen optimierten Prozess, der in wenigen Minuten abgeschlossen werden kann. Und da wir vorgeschriebene Mitteilungen in allen Bundesstaaten verfolgen und hinzufügen, trägt unsere einzigartige Lösung dazu bei, diese Belastung für Arbeitgeber zu verringern und kann dazu beitragen, das Risiko von Bußgeldern zu verringern.“

Derzeit fordern oder schlagen 35 Staaten vor, dass Arbeitgeber Mitteilungen für ausscheidende Arbeitnehmer ausstellen, in denen ihre Rechte in Bezug auf Arbeitslosengeld dargelegt werden, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer unfreiwillig oder freiwillig ausgeschieden ist.

Die Offboarding Forms-Lösung ist anpassbar, verspricht Equifax, sodass Arbeitgeber ihre eigenen Formulare und Mitteilungen wie COBRA-Informationen und Mitteilungen zur Zahlung von Krankenversicherungsprämien (HIPP) zusammen mit den staatlich bereitgestellten Formularen hinzufügen können, die von Equifax verwaltet werden.

Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage der Zillow Group ist mehr als 1 von 10 Amerikanern während der Pandemie umgezogen, wobei die Befragten die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, als Hauptgrund für ihre Entscheidung für einen Umzug anführten. Für Arbeitgeber, die in mehreren Staaten einstellen, kann es eine komplexe und entmutigende Aufgabe sein, mit den zahlreichen staatlichen Gesetzen Schritt zu halten, die neue Einstellungsformulare und jährliche Kündigungen regeln.

Die State Forms-Lösung von Equifax soll dabei helfen, diesen Prozess für Arbeitgeber zu automatisieren – von der Überwachung der staatlichen Anforderungen und der Verfolgung von Aktualisierungen bis hin zur Unterstützung von Arbeitgebern bei der besseren Verwaltung der Zustellung von Formularen an entfernte, interne oder hybrid arbeitende Mitarbeiter.

Equifax unterhält eine wachsende und anpassbare Auswahl an Formularen, auf die HR-Experten und Mitarbeiter über eine sichere Single-Sign-On-Technologie (SSO) zugreifen können. Darüber hinaus lässt sich die Lösung über eine API-Verbindung (Application Programming Interface) oder andere Integrationstechnologien nahtlos in die meisten Human Capital Management (HCM)-Systeme integrieren.

„Die Pandemie führte zu einer dramatischen Veränderung der Bereitschaft von Unternehmen, Remote-Arbeit in Betracht zu ziehen, und eröffnete einen landesweiten Talentpool. Die bundesstaatliche Belegschaft bringt jedoch auch neue Herausforderungen und Risiken für Arbeitgeber mit sich“, kommentierte Kate Devine-Elkins, Director, Product Management, Compliance-Lösungen bei Equifax Workforce Solutions, die Situation. „In einer Zeit, in der die Erwartungen der Mitarbeiter steigen und es wichtiger denn je ist, Talente zu halten, erfüllen die neuen Verbesserungen unseres State Forms-Dienstes unser Engagement, den Verwaltungsaufwand der Personalabteilung zu verringern und gleichzeitig den Arbeitgebern zu helfen, ihr Risiko besser zu mindern und die Voraussetzungen für eine positivere Mitarbeitererfahrung während des Onboardings und darüber hinaus zu schaffen.“

State Forms ist zusammen mit I-9 Management und WOTC-Management, das ein schnelleres und einfacheres Onboarding unterstützt, eine integrale Säule der Equifax Workforce Solutions Compliance Center-Lösungssuite zum Formularmanagement entlang des Mitarbeiterlebenszyklus, alles innerhalb einer anpassbaren Plattform, die sich nahtlos mit den meisten HCM-Systemen verbinden lässt.

Ying Wang, James Gong und Susie Wang, alle bei Bird & Bird, beschreiben in ihrem Artikel in ihrer Reihe zum Schutz von Arbeitnehmerdaten die typischen Probleme bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, mit denen Arbeitgeber während und nach Beendigung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses konfrontiert sein können.

Gemäß Artikel 19 des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten (das „PIPL“) ist die Aufbewahrungsfrist von PI die Mindestdauer, die zum Erreichen des Verarbeitungszwecks erforderlich ist, sofern keine Gesetze oder Verwaltungsvorschriften etwas anderes vorschreiben.

Da es mehrere Zwecke für die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten geben kann, gibt es in der Praxis keinen einheitlichen Standard für die erforderliche Mindestspeicherdauer. Bevor die offiziellen Richtlinien oder Durchführungsbestimmungen herausgegeben werden, sollten Arbeitgeber klare und detaillierte Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten so weit wie möglich vor der Verarbeitung identifizieren, um die Mindestaufbewahrungsfrist festzulegen, fordern die Autoren.

Neben dem PIPL gibt es mehrere Gesetze und Verwaltungsvorschriften, die die Aufbewahrungsfrist bestimmter Personaldaten vorschreiben. Beispielsweise sollten gemäß Artikel 50 des Arbeitsvertragsgesetzes der VR China die Arbeitsverträge eines Mitarbeiters mindestens 2 Jahre nach Beendigung des Vertrags aufbewahrt werden; und gemäß Artikel 6 der vorläufigen Bestimmungen zur Zahlung von Löhnen sollte die Gehaltsabrechnung mindestens 2 Jahre lang aufbewahrt werden.

Insbesondere die von der National Archives Administration im Jahr 2012 herausgegebenen Bestimmungen über den Umfang der Sammlung und Aufbewahrungsfrist in Unternehmen zur Archivierung von Dokumenten (die „Bestimmungen“) sehen auch eine Aufbewahrungsfrist für bestimmte Beschäftigungsdokumente vor.

Im Austrittsprozess oder sogar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber möglicherweise noch die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers verarbeiten.

Ying Wang, James Gong und Susie Wang geben dafür konkrete Beispiele: Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern sind dauerhaft aufzubewahren, und disziplinarische Verwarnungen von Mitarbeitern sind 30 Jahre nach ihrer Ausstellung aufzubewahren.

Diese Bestimmung stammt aus der Zeit vor PIPL und scheint im Widerspruch zu der von PIPL bereitgestellten „erforderlichen Mindestfrist“ zu stehen, merken die Autoren an. Da die Bestimmungen jedoch immer noch in Kraft sind, empfiehlt Bird & Bird den Arbeitgebern, sie einzuhalten, bis weitere Auslegungen oder detaillierte Vorschriften für die Umsetzung etwas anderes vorsehen: „Wir schlagen vor, dass Arbeitgeber die Mitarbeiter über die Aufbewahrungsfrist relevanter personenbezogener Daten in der Datenschutzrichtlinie oder -mitteilung informieren.“ Die Rechtsentwicklung werde Bird & Bird genau beobachten und Mandanten auf dem Laufenden halten.

Art. 47 des PIPL verpflichtet den Arbeitgeber zur Löschung der personenbezogenen Daten eines Arbeitnehmers, wenn der Verarbeitungszweck erreicht wurde oder nicht erreicht werden kann oder die PI zur Erreichung des Verarbeitungszwecks nicht mehr erforderlich ist. Dies gilt nach Angaben von Ying Wang, James Gong und Susie Wang zum Beispiel, wenn der Arbeitgeber die Methode der Anwesenheitskontrolle von Gesichtserkennung auf Schlüsselkarte umstellt. Das Gesicht des Mitarbeiters ist zur Erkennung dann nicht mehr erforderlich, und der Arbeitgeber sollte daher alle zugehörigen personenbezogenen Daten löschen.

Wenn der PI-Verarbeiter die Bereitstellung des betreffenden Produkts oder der betreffenden Dienstleistung einstellt oder die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, der Arbeitgeber beispielsweise den Abschluss einer Zusatzkrankenversicherung für Arbeitnehmer einstellt oder die zwischen dem Arbeitgeber und den Arbeitnehmern zu diesem Zweck vereinbarte Aufbewahrungsfrist abläuft, wird der Arbeitgeber die zuvor für den Abschluss einer Krankenzusatzversicherung gesammelten PI des Arbeitnehmers löschen.

Wenn die Einwilligung zur Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung vom Arbeitnehmer widerrufen wird, also beispielsweise ein Arbeitnehmer seine Einwilligung zur Gesichtserkennung für die Anwesenheitsüberwachung widerruft, sollte der Arbeitgeber die Gesichtsinformationen löschen. Ying Wang, James Gong und Susie Wang berichten über weitere Anwendungsfälle.

Die MBH-Studie wertet Antworten von 46 professionellen Anlegern aus, die insgesamt 113 Milliarden US-Dollar verwalten und sich auf Small- und Micro-Cap-Investments spezialisiert haben. Die Studie ergab, dass rund zwei Drittel (65 %) glauben, dass die Rolle von Plattformen bei der Bereitstellung von Daten über die Unternehmensführung und die künftige Unternehmensperformance in den nächsten drei Jahren zunehmen wird, wobei 22 % einen drastischen Anstieg erwarten.

Nicht in Small- und Micro-Caps zu investieren, könnte für nachhaltigkeitsorientierte Anleger kostspielig sein, so das Ergebnis der Studie. Rund 68 % der Befragten gaben an, dass Small- und Micro-Caps ein relativ unerschlossenes Gebiet sind, obwohl viele von ihnen eine starke ESG-Bilanz aufweisen.

Die Studie ergab, dass 59 % der Anleger glauben, dass sie mehr Einfluss auf die ESG-Strategie von Small- und Micro-Cap-Unternehmen nehmen können, da sie einen größeren Aktienanteil halten, was bei Mid-Cap- und größeren Unternehmen nicht der Fall ist.

Ein wichtiges Thema, auf das sie Einfluss nehmen können, ist laut der Studie die Vielfalt in den Führungsetagen kleinerer Unternehmen. Rund 73 % der Anleger sind der Meinung, dass der Fokus der Investoren auf die Vielfalt in den Führungsetagen kleinerer Unternehmen in den nächsten drei Jahren zunehmen wird, wobei 16 % einen drastischen Anstieg erwarten.

„Wir sind begeistert von den Möglichkeiten, die wir bieten können, indem wir die HIREtech-Funktionen zu den Einkommens- und Beschäftigungsprüfungen und HR-Services unserer differenzierten Workforce Solutions hinzufügen“, sagte Mark W. Begor, Chief Executive Officer von Equifax. „Unser Cloud-nativer Fußabdruck hat unsere Fähigkeit verbessert, neue Allianzen und Akquisitionen schneller zu integrieren und Synergien zu fördern – wie wir glauben, wie es nur Equifax kann. Wir investieren für 2020 wieder, um die Erweiterung unserer einzigartigen Datenbestände und -fähigkeiten fortzusetzen. Fusionen und Übernahmen sind für unsere zukünftige Wachstumsstrategie von zentraler Bedeutung. “

HIREtech bietet eine robuste Technologieplattform, die Unternehmen Zugriff auf Daten und Informationen bietet, die bei wichtigen Finanz- und Einstellungsentscheidungen hilfreich sind. Die HIREtech-Funktionen schließen die Lücke zwischen Personal, Steuern und Finanzen und werden dazu beitragen, die Innovation in der Business Unit Workforce Solutions bei Equifax voranzutreiben.

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